Как списать дебиторский долг из-за невозможности взыскания

Совершенно не иметь дебиторского долга часто не получается даже у фирм, которые тщательно следят за своим финансовым благосостоянием. Она равняется деньгам, выведенным из оборота компании или фирмы, и является частью активов. В то же время эти средства нельзя применять в деятельности компании, так как по сути их ещё нет. К сожалению, мы не живем в идеальном мире, где все всегда расплачиваются вовремя, и хорошо, если вообще расплачиваются как за оказанные услуги, так и за товары.

Плохо дело, если задолженность переходит в статус безнадёжной, то есть такой, которую уже вряд ли вернут. Именно в таком случае можно заняться вопросом списания дебиторской задолженности из-за невозможности взыскания. Это нужно сделать, чтобы она не влияла на фин. положение, продолжая входить в налогооблагаемую часть прибыли фирмы, тем самым увеличивая размер налогов. А это несправедливо, учитывая, что никакой прибыли нет.

Когда дебиторский долг признается безнадёжным

Если задолженность пока находится в статусе сомнительной, владельцы компании все ещё могут рассчитывать на её погашение, по крайней мере, через какое-то время. Но вот если долг переходит в статус безнадёжного, тогда получить деньги представляется невозможным. Естественно, удерживать такую мифическую прибыль не имеет смысла, поскольку по факту её нет, хотя документально она все ещё предполагается. Единственным адекватным выходом из ситуации будет её списание. Это делается из-за невозможности взыскания.

Дебиторку признают безнадёжной, если есть связь хотя бы с одним из перечисленных ниже пунктов:

1. Долг не вернули, но исковая давность уже закончилась.
2. Если обязательства дебитора прекращаются из-за трудности их исполнения. Причины этому самые банальные — ликвидация. В крайнем случае — акт госоргана.
3. Должник не рассчитывается, и это подтвердило заключение суд. пристава (исполнительное производство закончено, и документ у взыскателя). Причины возврата документа, которые считаются достаточными для окончания исполнительного производства не в пользу взыскателя, разные. Например, место пребывания должника невозможно установить, а также выяснить, где его имущество, ценности и деньги. Второй случай — если известно, где должник, но он настолько бедный, что у него нет имущества, которое можно было бы взыскать для покрытия долга. Или меры, предусмотренные законом для взыскания долга, были безрезультатными.

Кстати, есть нюанс, согласно которому, если дебиторка отвечает сразу нескольким перечисленным признакам, она будет безнадёжной в периоде, когда условие появилось впервые.

Какую задолженность списывают

Если владельцы компании хотят преднамеренно «под шумок» списать большинство долгов, которые им не возвращают, чтобы сократить налоговые вычеты, это сделать не так просто. Для этого нужно, чтобы долг признали безнадёжным. А для этого он должен отвечать перечисленными выше признакам (подробнее об этом указано в п. 2 ст. 266 НК РФ). Но напомним: компания должна быть убрана из ЕГРЮЛ. Долг ликвидируют, если прошла исковая давность.

Признают нереальными долги, убранных из ЕГРЮЛ фирм после 1 сентября 2014 г. Если информация вносилась ранее, долги убирают в общем порядке.

Но есть исключения. Если денег задолжал индивидуальный предприниматель, его исключение из ЕГРИП не является достаточной мерой. ИП отвечает за долги не только имуществом компании, но и всем, что у него есть. Именно поэтому признание долга безнадёжным и его списание возможны только если:

• Процедура банкротства закончилась, но средств оказалось недостаточно для покрытия всех долгов;
• ИП умер;
• Не удалось определить, где предприниматель находится.

Именно поэтому, прежде чем списывать долги, нужно убедиться, что хотя бы один из перечисленных факторов имеет место быть.

По сроку исковой давности

Наиболее распространенный случай, когда долг признаётся бесперспективным, если исковая давность прошла. Но если есть срок исполнения, исковая давность начинается, когда заканчивается срок исполнения.

Но срок исковой давности могут прервать, если должником было совершено действие, свидетельствующие о признании долга. После перерыва срок исковой давности начинают отсчитывать заново. Чтобы срок прекратили, должник должен признать долг и совершить определенные действия:

• Частично оплатить долг (или сумму набежавших санкций), причём сделать это самостоятельно или через третьих лиц, согласившихся это сделать;
• Частично признать претензии по одному основанию, а не по нескольким;
• Выплатить проценты от основного долга;
• Подписать изменённый договор, в котором указано, что обе стороны согласны на изменения и принимают их (например, отстрачивают сроки выплаты долга и т. п.).

Составляется акт, сверяющий задолженности. Если должник его подписывает, он признаёт долг и новые условия его возвращения. В таком случае изменившиеся условия может признать не только чиновник, но и судебный орган.

Кроме того, существует не только общий срок (3 года), но и специальный. К примеру, если речь идет о транспортных экспедициях или перевозке груза, даётся ровно один год. В случае с исками по договорам, касающихся имущественного страхования, срок составляет уже два года. Существуют и другие варианты, но они встречаются гораздо реже.

Процедура списания

ДЗ списывают по любому объекту в связи с разными причинами, но процедура практически всегда предполагает несколько этапов:

1. Необходимо провести инвентаризацию, которая является письменным обоснованием для аннулирования дебиторского долга, указав руководство и нюансы.
2. Одновременно с первым пунктом нужно контролировать просроченную дебиторскую задолженность. До пяти лет долг «висит» на счету. В этот период может оставаться возможность возмещения, если финансовая ситуация должника поменяется в лучшую сторону и должник сочтёт нужным компенсировать задолженность. Аналитику проводят по отношению к каждому контрагенту, чтобы списать долг.

Чтобы списать просроченную сумму долга, необходимо доказать, что это действительно нужно сделать. Для этого должны использоваться следующие аргументы:

• Документы, подтверждающие долг, его наличие и размер;
• Бумаги, подтверждающие, что была договоренность между сторонами (договор, счета-фактуры, акты выверки, платёжные распоряжения, разнообразные расчёты, требования погасить долг), представленные в письменной и заверенной форме;
• Бумаги, подтверждающие, что должник не справится с погашением задолженности (к таким документам могут быть отнесены выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающая ликвидацию фирмы, и т. п.).

Когда все документы собраны, издается приказ, дающий право списать дебиторскую задолженность. Но издать этот приказ могут только при соблюдении некоторых правил. Например:

• Присутствует законность;
• Присутствует надежная доказательная база, и информация в документах не вызывает сомнений;
• Процесс организован с использованием правильного инструментария.

Приказ стандартный или разрабатывается независимо.

Списание дебиторского долга в бухучете

То, в каком порядке будет списываться ДЗ в бухгалтерском учёте фирмы, зависит от того, есть ли у фирмы специальный резерв как раз на случай возникновения сомнительных долгов.

Если существует резерв, нужно сделать запись ДТ 63 КТ 62. Долг спишут за счёт резерва (если денег хватит). Резерв есть, но долг превышает заложенную в нём сумму. Разница будет покрываться с помощью других расходов.

Списывается долг только, как истечёт срок в 5 лет. Если же резерв не был основан, выполняют следующее:

Использовать счета, учитывающие деб. долг. Его спишут в расходы, которые невозможно получить или учесть по балансу.

Для бухгалтерского учёта хранить бумаги, которые подтверждают списание ДЗ, нужно, не меняя, пять лет. При этом на счету 007 нужно вести аналитический учёт на каждого контрагента.

Списание дебиторки в налоговом учёте

Не признают долги исключительно организации, начисляющие налоги. Именно поэтому лица, работающие по упрощённой процедуре, или плательщики ЕНВД не могут учитывать безнадёжный долг. Деб. долг не спишут ИП ОСНО.

Алгоритм также зависит от создания резерва для проблемных долгов:

1. Когда такой резерв имеется, с его помощью списывать долги проще, так как он работает с имеющимся запасом.
2. Резерва оказывается слишком мало, деньги компенсируют внереализационными расходами.
3. Несформированный резерв, весь дебиторский долг будет отправлен во внереализационные расходы.

Начинается этот процесс зависимо от наиболее раннего дела:

• Истекла исковая давность;
• В специальном реестре юрлиц опубликована запись о закрытии;
• Появились бумаги, направленные судебными приставами.

Это подтверждающие документы, которые нужно хранить не менее четырех лет с момента поступления.

Есть ситуации, когда должники дали поставщику аванс, но после этого долг был признан безнадёжным. В таком случае НСД, который был принят к вычету, восстанавливается, но определённые нюансы остаются. Например, касаемо физических лиц, задолженности которых были признаны безнадёжными. Налоговики считают, что физлицо получает выгоду, но при этом агентом по НДФЛ может выступать исключительно фирма. Если физлица являются работниками компании, они должны оплачивать НДФЛ.

Оформление

В законодательстве нет чёткого регламента того, какие разделы должны быть в документах на списание дебиторского долга. Используются общие подходы к составлению документов подобного характера:

• В первом блоке говорится о фирме, а точнее, её наименование, ИНН, адрес и другие данные;
• Далее вписывается заголовок документа, указывая цель составления бумаги;
• Следующий пункт — содержание, где нужно описать деб. долг, который списывают, и основания для происходящего списания;
• В конце нужно поставить автограф главбуха.

На то, какого размера будут документы, влияют структурные особенности долга, того, насколько детализированы юр. аспекты и т.п. Например, рассмотрим, что входит в инвентаризацию:

• Сведения об инвентаризационных операциях;
• Исходные данные о дебиторской задолженности (данные о договорах с дебиторами, какие суммы и сроки упоминались, а также другие обязательства);
• Информация о взаимоотношениях с дебиторами (требования, которые отправлялись контрагенту, и т. п.);
• Основания, на базе которых требуют списать ДЗ (ликвидация и т. п.);
• Вывод с указанием ссылок на юридические нормы.

Подробнее рассмотреть, как выглядит документ, можно в образце акта на списание дебиторской задолженности. К образцу прилагают исключающий набор документов, подтверждающий необходимость процедуры. Кроме того, руководитель компании должен издать указ со своей подписью, благодаря которому долг смогут убрать.

Скачать образец акта на списание дебиторской задолженности можно тут